Заказать обратный звонок
Заполните форму и мы свяжемся с вами в течении 15 минут и ответим на все возникшие вопросы
Заполняя данную форму вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности нашей компании.
ПН-ПТ
с 09:00 до 18:00
Внедрение 1С
Сопровождение 1С
Внедрение и сопровождение 1C
Leo Pharma
Это независимая фармацевтическая компания, работающая по всему миру, в основе деятельности которой лежит исследовательская работа.
ОТРАСЛЬ
фармацевтика,
исследовательская деятельность
ШТАТ
свыше 5000 сотрудников по всему миру
05
11
Узнайте как мы помогли
избавиться от посредников и сэкономить более 15%. Создали систему ведения и учёта для бухгалтерии и отдела продаж: помогли попрощаться с агентом, ручными операциями и армией ошибок.
Что было:
Бухгалтерия и отдел продаж работают вручную. Часть процессов делегируют агенту и теряют процент от выручки. Дистрибьюторов и подрядчиков много, следить за продажами, поступлениями и долгами тяжело. Сотрудники всё ведут вручную, часто ошибаются.

Дата начала работ:
2 ноября 2017
Что мы сделали:
Полностью автоматизировали рабочие места и функции: бухгалтерии, блока поставок, блока продаж . Настроили контроль сомнительных задолженностей , формирование и регистрация цен, наценок и скидок.
Детальная информация о товарах: условия хранения, срок годности, особенности

Срок реализации:
Плановый - 5 месяцев
Фактический - 5 месяцев
Бюджет проекта не превышен

Достигнутые результаты:
Система синхронизировала и автоматизировала работу бухгалтеров и продажников. Контроль и расчёт долгов, скидок и бонусов — без участия людей. Ошибки сведены к минимуму. Все функции агента взяла на себя система и посредники компании больше не нужны. Экономия более 15%, эффективность и скорость всех процессов выросла в десятки раз.
Задача:
Создать систему, которая автоматизирует и синхронизирует работу бухгалтерии и отдела продаж. Добавить в систему все процессы и блоки, которые делал посредник.
Нужна помощь:
Финансовому директору и главному бухгалтеру.
5
Получить рекомендации от клиентов в своей отрасли
Заполните форму прямо сейчас и мы дадим вам контакты наших довольных клиентов
Заполняя данную форму вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности нашей компании.
1. Двух зайцев одним софтом
Нужна система, которая будет вести бухгалтерию и продажи, не смешивая. Чтобы продажники составляли отчёты и они отражались у бухгалтеров в нужном им виде. Это поможет избежать ошибок в бухгалтерии, если продажники где-то напутают с числами.
Пример: Продажник случайно напишет в отчёте 10 миллионов вместо 5. Если система общая, то у бухгалтера вылезет убыток в 5 миллионов. Ведь он не знает, что продажник напутал. Поди разберись, где потерялись деньги.

Поэтому разрабатываем смежную систему, где бухгалтерия автономна. У продажников своя удобная система учёта и отчётности. Для того, чтобы не утонуть в экселевских-файлах и документах, процессы продаж автоматизируем, ручные операции сводим к минимуму.
Вместе с клиентом проанализировали риски и пришли к выводу, что нужна управленческая учётная система. В ней отдел продаж регистрировал бы свои своды и отчёты — вводные данные, а затем этими данными могла бы пользоваться бухгалтерия. Не просто открывать управление торговли и чтобы бухгалтерия все отчёты перебивала, а чтобы результаты продажников полностью выгружались в бухгалтерию.
Пример: Продали на 1 миллион, завели продажу в систему, через 5 минут она выгрузилась в бухгалтерии. Открыли документ, посмотрели — всё в порядке и нажали кнопку «Провести». Как следствие, главный поставщик в Дании получает все отчёты вовремя и без ошибок. Идеально.

Было
Бухгалтерия всё проверяла вручную.
Пример: Бонусы для дистрибьюторов (таких особенностей 7—8 пунктов). Допустим, заключили договор с постоплатой, возникла довольно длинная дебиторка. Продали лекарства и ждут, что дистрибьютор заплатит через 120 дней. Где гарантия, что они не забудут за 4 месяца и как перетянуть одеяло приоритета на себя? Даём бонусы от процента продажи за своевременные выплаты. Например, возврат 4,5% от оборота если дистрибьютор платит ровно через 120 дней или раньше. Дистрибьюторов сотни, одни придерживаются условий, другие нет. Все поставки, суммы, бонусы — всё до копейки считается вручную. Таким бухгалтерам при жизни памятник можно ставить.
Дальше бухгалтерия должна показать Дании процент по продажам и детальные отчёты в разрезе бренда, продукта и контрагентов. Головной компании такая статистика нужна для анализа потребностей рынка, маркетинга, стратегии продаж и выпуска. Нашим бухгалтерам и продажникам такая статистика приносила головные боли и ошибки.

Стало
Чтобы рассчитать бонусы контрагенту, сотрудник нажимает кнопки «Рассчитать бонусы» и «Провести документ» и он выгружается в бухгалтерию. Там также просто делают проводки: по российской системе бухучёта и по международному стандарту финансовой отчётности. В пару кнопок программа сама анализирует все продажи: по брендам и в детализации. Сама формирует суммы резервов и выгружает их в бухгалтерию.
2 минуты вместо 2—7 дней
Неплохо, правда? Мы не можем называть суммы, которые экономит система при таких оборотах, но догадаться несложно.


2. Автоматизировали работу с задолженностью
Нужно анализировать всю текущую задолженность: дебиторскую и кредиторскую, сколько должны поставщикам, кассовые разрывы и прочее. Закупают и продают по договорам, в них предусмотрены штрафы. Если заказчик оплачивает позже, ему не выплачивается бонус. Если договор просрочен, поставщик нам пришлет свои штрафы. Чтобы анализировать и держать на контроле всю ситуацию, нужны сводные отчеты. Платить раньше графика смысла нет — деньги могут ещё вращаться, а позже нельзя — оштрафуют. Для того, чтобы не было кассовых разрывов и проблем, политика компании предусмотрела финансовую подушку безопасности. Её также нужно формировать под долги, чтобы не раздувать сумму.

Было
Все отчёты и сводки собирали вручную: брали перечень поставок и рассчитывали, когда нужно за них заплатить, составляли график платежей. Всё в эксель в массивных таблицах. Часто путались в суммах и допускали ошибки.

Стало
Система сама собирает всю информацию и показывает в реальном времени в том виде, который вам привычен. Система может отправить напоминание дистрибьютору, если подходят сроки оплаты: «Через 5 дней заканчивается срок получения бонусов. Заплатите 6 миллионов, чтобы получить 4,5% от этой суммы».
10 секунд вместо 2 дней
Заходите в отчёт, нажимаете кнопку «Сформировать» и готово. Видим, что дистрибьютор должен заплатить 6,3 миллиона рублей. Дальше, 11 мая 2019 года, он должен заплатить еще 18 миллионов. Менеджеры видят просрочку, звонят дистрибьютору, узнают в чём проблема и когда ожидать оплату. Или понимают, что случай безнадежный. Когда задолженность по контрагенту находится в этом периоде, они начинают планировать и формировать резерв. В одном периоде это 50% от задолженности, в другом уже 100%. Если и потом оплаты нет, возьмут деньги из резерва, погасят в счёт поставщика, а дальше уже начнут разбираться.


3. Автоматизировали скидки и наценки
В компании гибкая система скидок:
  • когда срок годности близится к концу;
  • на жизненно важные лекарственные препараты;
  • за предоплату;
  • за своевременную постоплату.

Было
Менеджеры считали всё вручную: изучали каждую сделку и считали скидки, бонусы. Они должны были знать предоплатный этот договор или постоплатный, понимать есть ли в поставке жизненно важные лекарства, чтобы дать ещё скидку 2% именно на эти лекарства, и какой срок годности у каждого пункта в списке.

Стало
Все эти условия завязаны в системе автоматом. Прописали весь перечень их номенклатуры: какой относится к жизненно важным, а какой нет. Программа автоматически считает скидку на жизненно важные препараты. Мы разнесли все договоры по графикам оплаты — постоплатные и предоплатные, чтобы программа автоматически считала эту скидку. Привязали скидку на срок годности и та номенклатура, срок годности которой превышает 40% получает скидку 5%.
1—2 минуты вместо половины дня
Менеджер забивает контрагента, заводит в него договор, заполняет табличную часть, нажимает кнопку «Расчёт скидок» и программа сама считает.


4. Поставили в интерфейсе ближе все нужные кнопки, чтобы не тратить время на их поиск
Например расчёт скидок. В стандартной системе нужно в документе нажать кнопку «Заполнить», там раздел «Цены и скидки» и дальше «Рассчитать скидки автоматически». Это неудобно. Мы вывели «Рассчитать скидки автоматически» над табличной частью, чтобы не искать по этим папкам.
То же самое с обеспечением — они могут зарезервировать номенклатуру, а могут отгрузить. Чтобы это сделать в стандартной системе нужно нажать кнопку «Заполнить», заполнить обеспечение, нажать кнопку «ок» и так далее. Это неудобно. Сейчас всё делается двумя кнопками: «Отгрузить» и «Рассчитать скидки».


5. Создали механизмы, которые автоматом регистрируют цену на каждую характеристику, а не на номенклатуру
У каждой из характеристик была разная таможенная пошлина, разные ставки и другие параметры. И у партии из Польши себестоимость 330 рублей, а из Германии — 340. Списание должно идти корректно, согласно этим расценкам. Поэтому когда они регистрируют номенклатуру, система учитывает все характеристики и присваивает номенклатуре цену. Сейчас за ценами можно вообще не следить. Раз в год заводят прайс-лист поставщика и покупателя, а программа сама подставляет цены. Ничего заполнять не нужно. Это и ограничение, и контроль.


6. Сделали улучшения для оперативной работы с дистрибьюторами
Было
Кнопка, которая выгружает прайс-лист с обычной формой в 3 колонки и он выгружается только в реализованный макет в 1С. Затем нужно его выделить, скопировать, вставить в эксель, как-то назвать эту форму и отправить по почте. Долго и неэффективно.

Стало
По нажатию клавиши формируется прайс-лист на заданное число и в нужном шаблоне, выгружается в экселевский файл и улетает почтой вместе с вложением.
Такие волшебные мелочи помогают выполнить любую задачу заказчика без ввода данных вручную. Ещё мы создали обработку, в которой нажимаешь кнопку и файл автоматически загружается в обработку. То есть приходит экселевский документ от поставщика, сотрудник на него ссылается, жмёт кнопку «Загрузить» и получает готовый документ. Нажимает «Расчет скидок» — система провела и отправила, сформировала счёт на оплату. Раньше файл искали в почте или папке, а теперь всё в единой системе.
Все эти данные синхронизировали с бухгалтерией. А все договоры бухгалтерии завели в торговле. Теперь всё синхронизировано: контрагенты, покупатели, поставщики. Сотрудник создаёт документ на контрагента N, нажимает кнопку «Выгрузить» и в бухгалтерии создается контрагент N.

7. Учли особенность: при каждой поставке лекарств есть расхождение между фактом и планом из-за того, что они вынуждены отдавать лекарства на сертификацию
С каждой поставки берётся набор номенклатурных позиций и отправляют в центр сертификации. Там выдают сертификат о том, что партия соответствует качеству и можно продавать на территории России до определенного числа. На каждую партию нужен такой сертификат.
Бухгалтерия сама делала проводки, а менеджеры сообщали бухгалтерии о поступлении и о том, что эти товары ушли на сертификацию. При этом всё оформляется документально — составляется акт о расхождении: комиссия утверждает, что пришло 1000 штук, 5 оказались бракованными, а 3 отдали на сертификацию. По факту мы принимаем не 1000 штук, а 992. Поставщик поставляет на миллион, но по факту они принимают меньше и корректируют стоимость: не по номенклатуре производителя, а с учётом брака и сертификации. Плюс расходы на таможню и перевозку.
Поэтому мы сделали в программе так, чтобы учитывались дополнительные расходы. На эту скорректированную задолженность поставщику мы делаем уведомление: акт о расхождении. Комиссия его подписывает, уведомление поставщика о том, что мы принимаем не весь товар и заплатим за него столько-то. К акту прилагается «Претензионное письмо», которое составляется на двух языках. Там написано, что при поставке был обнаружен брак, недовложение, некондиционный товар. В связи с этим просим вас принять претензию в таком-то размере, в такой-то сумме.
Мы не просто завели в систему все эти печатные формы, но и автоматизировали процесс: бухгалтер нажимает кнопку «Провести», печатает их и они автоматом в течении 15 минут уходят в бухгалтерию. Там получают скорректированную задолженность поставщика и корректное количество товара на складе. Учитываются дополнительные расходы, которые они понесли. Мы переделали все три печатные формы, добавили новые, изменили механизм расчёта, скорректированной себестоимости и отразили это всё в выгрузке в бухгалтерию.
2 минуты вместо 1 дня
Оформление всего пакета документов автоматизировано.


8. Создали дополнительную аналитику
Раньше была только номенклатура. Не было полного описания линейки марки: дополнительные характеристики, срок годности, номер лота, по которому препарат пришёл, грузовая таможенная декларация, условия хранения. Эту аналитику вели вручную.
Мы внесли 25 новых реквизитов в Управление торговлей. Сотрудник открывает карточку номенклатуры и всё как на ладони: какие сертификаты в течение года были зарегистрированы, какие были поставки и на какой объём, какая температура хранения, к какому бренду относится, кто изготовитель, страна происхождения и так далее. Благодаря этому они могут все отчёты настраивать по этой аналитике.
Пример: Какой-то бренд прекратил своё существование и заявил: «Мы отзываем номенклатуру. Вы не имеете права её продавать, она была неправильно протестирована». В отчётах программы можно отсортировать по бренду и увидеть, на какую сумму остался его товар на складе. На основании этого отчёта списать разом всю номенклатуру. Это ускоряет работу сотрудников и переходит из разряда рутинного груза в простое решение.


9. Создали динамические расчёты, которые помогают менеджеру принимать лучшие решения о продажах
Чтобы правильно планировать и продавать товары, нужно знать сколько номенклатуры есть и в какой она стадии. Менеджер может продать дистрибьютору номенклатуру, у которой через месяц закончится срок годности, а может и коробки, которые остались со свежей поставки. Для этого ему нужен гибкий инструмент предпродажи. В момент продажи и в момент заведения документов менеджер должен понимать, сколько товаров и в каком состоянии у него есть. Для этого мы сделали динамические вспомогательные формы, которые пересчитываются автоматически.
Пример: На складе остаток — 1 тысяча позиций, а менеджеру нужно 100. Вносит их, а остаток автоматически корректируется на 900 и показывает, что из тех 100 будут 2 коробки и 10 штук «врассыпную». Номенклатура одинаковая, везде «Зинерит», хотя один мог только прийти, а второй уже залежался. И менеджер смотрит по серии, что срок годности у 2 коробок — 2 года, а у 1 заканчивается через два месяца. Лучше сначала продать залежалый, а потом свежий — система помогает принимать управленческие решения. Благодаря этому они избавляются от товара, у которого срок годности подходит к концу.
Ещё это помогает в мелочах, ускоряющих логистику. Менеджер знает всё обо всём и может управлять каждым звеном: звонит на склад — «Ребята, продаём 1,5 паллета, готовьте Газель» или звонит кладовщику — «У нас рассыпухи много, дайте двух людей, которые это посчитают и сложат в коробку». Дело идёт быстрее.


10. Исключили разрастание номенклатурных позиций в справочнике в бухгалтерии
В компании вели учёт по номенклатуре в бухгалтерии и каждый раз это была новая номенклатура. Чтобы в новой поставке обеспечить уникальность этих номенклатур в название просто добавляли номер партии или номер счёта иностранца, чтобы понимать с какой поставки эта номенклатура пришла. Дополнительных реквизитов не было, поэтому на каждую поставку задавали новую номенклатуру. В компании нет толстенных справочников номенклатур, всего 29 позиций, но в бухгалтерии справочник в 5 тысяч позиций.

Было
Если его открыть, вы найдёте сотни позиций «Зинерит». Справочник разрастался, заполняли его вручную и следить за всем этим безумием становилось сложно.

Стало
Мы навели порядок и сделали так, что теперь это одна номенклатурная позиция. А к ней есть вспомогательный справочник, где вся нужная информация: номер инвойса, срок годности, остаточный процент хранения.


В итоге мы автоматизировали и модернизировали огромное число таких блоков, наладили всю систему и объединили в ней бухгалтерию и продажи. При этом сохранили автономность отделов со своими особенностями и запросами. Сейчас компании не нужна помощь агентов, система работает лучше целого взвода таких посредников и не просит, чтобы ей переводили агентские гонорары. Все счастливы. Кроме посредников.
Закажите расчет стоимости вашего проекта
Заполните форму прямо сейчас и мы оценим стоимость реализации вашей задачи.
Заполняя данную форму вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности нашей компании.
Made on
Tilda